こんにちは。鉄人blogに訪れていただきありがとうございます。どの職場もそうだと思いますが、新年度はかなり忙しいですね。私の職場も２週間ほどたってようやく落ち着いてきましたが、今年度は新しい事業も展開されるなど、例年にない忙しさになりそうです。さて、そんな忙しい毎日の中ですが、日頃から、自分の仕事に無駄がないか、効率的にこなせているか、ということは常に意識して仕事をしています。
何度も申し上げていることですが、私は仕事以外にも、家庭での役割があり、テニスプレーヤーとしての活動もして、このブログも含めた情報発信活動や資格の取得や読書などの自己投資などいろいろとやりたいことばかりの欲張り者なので、仕事だけに時間を取れないという事情もあります。
今回はそんな生活のど真ん中にある仕事を効率的にこなしていくために私が実践している仕事術の具体的な方法についてお話ししていきたいと思います。
まずは、仕事を効率的にこなし、ほぼ残業しないことで私が得たものを紹介します。
〇良好な家族関係
→家族と過ごす時間が多くなると相互コミュニケーションの機会が増え、良好な親子関係、夫婦関係を築くことができる。
〇健康な心と体
→時間をかけて体にいい食事を作ることができる。また、夕食を早い時間に摂ることができるので、早めに就寝でき、心身ともに万全の状態で翌朝を迎えられる。
〇資格や知見の取得
→資格取得や読書などの自己投資の時間を作ることができる。昨年８月には「公認心理師」という現在の仕事に役立つ国家資格を取得することができた。また、読書やオーディオブックなどで知見を得て、実生活で大いに役立てることができている。
〇テニスプレーヤーとしての成果
→昨年の8月に初めてベテランテニス日本ランキング１位（40歳以上の部）となった他に一般大会やベテラン大会でも多数優勝することができた。それがきっかけで神戸新聞、毎日新聞、毎日放送などのメディアにも取り上げていただいた。
もし私が仕事人間でほぼ毎日長時間の残業をしていたとしたら、上記のひとつも得ることができなかったと思います。事実、高等学校で教員をしていた頃は、平日は朝６時ごろには出勤し、土日はほぼ毎週部活動という生活をしていました。当時、子どもは小さくて手のかかる年頃でしたので、子育てをメインで担っていた妻のストレスもあって、口論の絶えない生活でした。
私としては、毎日仕事を頑張っているのに文句を言われて、腑に落ちず納得のいかない心情でした。しかし、妻の立場を考えると平日は子どもの保育園の送迎や家事と仕事でクタクタになり、ゆっくりできるはずの週末に夫が部活でいない。気の休まる時がないのでストレスが溜まって爆発するのも当然のことだと思いますが、それすらも気づかないほど、当時の自分は自己満足の「仕事中毒」に陥っていました。
あのままの生活を続けていたら間違いなく夫婦関係は破綻していたと思います。それに加え、健康や食生活に気遣う時間もなく、現在とは全く違う不健康な生活を送っていましたし、当然、テニスにおいてもテニスプレーヤーと呼ぶことも恥ずかしいほどの体たらくで、試合はおろか短時間の練習でもすぐに息が上がって休憩してしまうほどの体の状態でした。
現場の教員から教育委員会に転任し、部活動のない職場環境が現在の生活の転機になったことは事実ですが、それ以上に仕事を効率的に行い、残業を極力しないという考え方にシフトできたのが大きかったと思います。前置きが長くなりましたが、次に仕事を効率的にこなしていくために私が実践している仕事術の具体的な方法についてお伝えします。
１ 仕事の年間計画表を作成する
２ 書類やフォルダをはじめ、身の回り整理整頓を徹底する
３ TODOリスト（月単位、週単位、日単位）を作成する
４ マルチタスクをせず一つずつ優先順位をつけて仕事を片付けていく
５ 定時が来たらさっさと帰宅する
それではそれぞれの項目を簡単に説明していきます。
１ 仕事の年間計画表を作成する
年度初めに私がやることは、職場で公表されている年間予定表から自分の担当事業の年間計画表を作成することです。これを行うことで、年間事業の見通しをもって仕事を行うことができるようになります。
もう少し具体的に言うと、新規事業でなければ、昨年度も同様に行われている事業がほとんどですので、昨年度の決裁書のファイルから、起案日、決裁日、標題、内容、備考の情報をエクセルファイルで作成、入力し、事業ごとにシートにまとめていきます。
それを確認すれば、各事業についていつ頃動き出せばいいのかが分かります。最後にすべての事業を別のシートに張り付けて、昇順に並び替えを行えば、何月何日にどの事業をどのように動き出せばいいのかということが一目瞭然となります。これらをプリントアウトして完成です。
これを見ると、事業ごとで起案日が重なっている時期とそうでない時期、つまり、忙しい時期とある程度余裕のある時期が分かるので、仕事量の分配を考えることもできます。忙しい時期は仕事をメインに考え、そうでない時期は、休暇や試合の日程を入れることを考えています。
２ 書類やフォルダをはじめ、身の回り整理整頓を徹底する
仕事上で１日に書類を探す時間が約20分、年間で約80時間にもなるそうです。80時間と言えばまる３日以上書類探しに時間を費やしていることになります。私もこの時間が全くのゼロではありませんが、極力０に近づけるような取り組みを行っています。
それは、１年間の各事業で必要な書類をかなり大きめなファイルに事業ごとにまとめていくという方法を取っています。こうすることで、書類の在りかが、１か所に限られますので、捜索時間の大幅な短縮になります。
ただし、前勤務先では、現勤務先と比べ書類の量が膨大でしたので、この方法は使えませんでしたが、現在はこの方法で十分に事足りています。また、処理の必要な書類をクリアファイルに一つずつ入れて、処理用のボックス置いておき、処理が終われば、処理済みボックスに入れて週末に収納ファイルに綴じていくという順序で処理を進めています。
パソコン上のフォルダにおいても項目、時系列、ごとにフォルダに数字や日付をつけて、すぐに取り出せるようにしています。ファルダの整理は自分自身のためだけでなく、自分の仕事を次に引き継ぐ人のことも考えて、分かりやすくしておくことが大切です。
大学卒業後入社した会社で上司に口を酸っぱくして言われたのが、「後行程はお客様であることを意識して仕事をしなさい」ということでした。自分だけが分かればいいという仕事の仕方をしていると、組織の仕事全体が停滞する恐れがありますので、そのことは常に意識しています。
３ TODOリスト（月単位、週単位、日単位）を作成する
「１ 仕事の年間計画表を作成する」 でお伝えした通り、１年間の仕事の流れを概ねつかめていますので、あとは月、週、日の単位に落とし込んで、処理を進めていきます。
月単位で必要な仕事は手帳に記入し、いつでも見えるようにして、週単位と日単位は少し大きめの正方形の付箋に書き込んで、終了すれば赤で線を引いていくという方法を取っています。日単位で行う仕事は、終了目安時間も合わせて記入し、１日の仕事計画を立ててから業務をスタートさせています。
これは、終わらせていく仕事を斜線で消していくことで、自分の仕事の進捗を自身で確認できるとともに斜線を引いていくたびに脳内のドーパミンが放出されることでの快感もあるので、１日の計画していた仕事をすべ終わらせた時は何とも言えない爽快感を味わえます。
４ マルチタスクをせず一つずつ優先順位をつけて仕事を片付けていく
私たちの脳は非常に有能ですが、マルチタスクが苦手だと言われています。A,B,Cという事業があったとして、同時期に同時進行しなければいけないことは多々ありますが、A事業で必要な処理のある区切りを終わらせないままにB事業やC事業のことが気になり、取り組みだすと結局すべてが中途半端になり、どれだけ進めても、仕事が完了しないことへの焦りばかりが募りミスにつながることが多くなります。
基本的には必要な業務を細分化、優先順位化して一つずつつぶしていく方法が最も効果的効率的だと考えています。とにかく自分の脳をマルチタスク状態にしてパニックを起こさせないよう、自分の取り組みが確実に前進しているということの確認を取りながら業務を進めていくことが仕事に対する充実感や満足感に繋がっていくと考えています。
５ 定時が来たらさっさと帰宅する
「tetujinさんが定時過ぎでも残っているって珍しいですね。」ある職員から４月当初にこのように声をかけられました。私は常日頃、自身の勤務時間が終了すれば、緊急の業務や本日中に終わらせなければならない業務がない限り、さっさと荷物をまとめて帰るようにしていますので、私が残業しているのが物珍しかったのだと思います。
日々の業務をこなす中では、もちろん、１日のタスクが完璧に終了していない日もありますが、次の日に行っても差し支えないものは次の日に行うようにし、区切りをつけて帰宅します。周りから「tetujinは残業しない人」という見方をされると必要な業務を勤務時間内に伝えてもらえますし、さっさと帰ることに何の抵抗もなく、周りに気を遣うこともなくなります。
上記でお伝えしたようなことを日々実践し、仕事の効率化を図り残業しない生活スタイルを身につけています。最後に一番大切なことをお伝えします。このような取り組みでできた時間を何に使うかということです。せっかく作った時間を家に帰ってダラダラ過ごすだけだととてももったいないことです。空いた時間を自分のため、家族のために存分に活用してください。そうすることで生活の質が向上し、本業でもさらに成果を出すことができるようになります。ぜひ参考にしてください。
次回は鉄人式タイムマネジメント術【練習編】をお話していきます。最後までご覧いただきありがとうございました。次回もよろしくお願いします！
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